Gestión por procesos
La Universidad Tecnológica Metropolitana (UTEM) adopta una Política Integral de Gestión y Aseguramiento de la Calidad que sirve como marco de referencia para la evaluación y mejora continua de la institución.
Esta Política proporciona un marco que apoya el desarrollo de la estrategia institucional en materia de calidad, sustentada en el Sistema Estratégico de Gestión Institucional (SGES), lo que orienta la gestion y la toma de decisiones informadas hacia el logro de nuestros objetivos de manera efectiva y eficiente.
El Sistema Estratégico de Gestión Institucional (SGES), diseñado para operacionalizar la política y conducir el trabajo autorregulador de la Universidad se compone de dos elementos clave:
Gestión Estratégica
Componente que apoya la implementación
del Plan de Desarrollo Institucional
Gestión por Procesos
Componente que se alinea con
los criterios y estándares de calidad
establecidos para el subsistema universitario
Este enfoque integral permite a la UTEM avanzar hacia la excelencia
en la gestión de la calidad y el aseguramiento de la misma.
La Gestión por Procesos corresponde a un enfoque y metodología a desarrollar desde el SGES, estructurando la gestión institucional a partir de la identificación de los procesos institucionales y sus interrelaciones, con establecimiento de necesidades y expectativas, funciones y responsabilidades para su ejercicio, la participación de partes interesadas y directrices internas a seguir en el desarrollo del propio sistema.
Beneficios de la Gestión por Procesos
Beneficios de la Gestión
por Procesos
La gestión por procesos es una metodología basada en los principios de la calidad total (Total Quality Management)
La gestión por procesos aporta valor a la organización y a los grupos de interés porque se vincula con el cumplimiento de la misión de la organización.
Es una herramienta de gestión genérica, aplicable a cualquier organización, que prioriza los procesos frente a las unidades estancas.
Los propios procesos traspasan las divisiones orgánicas, de forma que los recursos humanos, materiales, tecnológicos, etc. son elementos de apoyo del proceso que está por encima de la visión departamental.
Los mapas de procesos, el despliegue de los procesos según los diagramas de flujo y niveles, los sistemas de información documentada (procedimientos, instrucciones, registros, otros documentos), los indicadores de seguimiento y, en definitiva; todos los aspectos que permiten la gestión eficaz de un proceso son las claves para una gestión moderna e innovadora de las organizaciones porque, a la vez, los recursos humanos se orientan en los logros planificados incrementando la eficacia.
La gestión por procesos es una metodología basada en los principios de la calidad total (Total Quality Management)
La gestión por procesos aporta valor a la organización y a los grupos de interés porque se vincula con el cumplimiento de la misión de la organización.
Es una herramienta de gestión genérica, aplicable a cualquier organización, que prioriza los procesos frente a las unidades estancas.
Los propios procesos traspasan las divisiones orgánicas, de forma que los recursos humanos, materiales, tecnológicos, etc. son elementos de apoyo del proceso que está por encima de la visión departamental.
Los mapas de procesos, el despliegue de los procesos según los diagramas de flujo y niveles, los sistemas de información documentada (procedimientos, instrucciones, registros, otros documentos), los indicadores de seguimiento y, en definitiva; todos los aspectos que permiten la gestión eficaz de un proceso son las claves para una gestión moderna e innovadora de las organizaciones porque, a la vez, los recursos humanos se orientan en los logros planificados incrementando la eficacia.
MAPA DE PROCESOS
SISTEMA ESTRATÉGICO DE GESTIÓN INSTITUCIONAL UTEM
SISTEMA ESTRATÉGICO
DE GESTIÓN INSTITUCIONAL UTEM
Mapa de Procesos:
Una Representación Integral de la Institución
El Mapa de Procesos es una herramienta gráfica que refleja de manera sistemática y completa los procesos identificados y sus interrelaciones dentro de la institución.
Esta representación se estructura en tres categorías principales:
Procesos de Conducción
Procesos Misionales
Procesos de Soporte
Estructura de Procesos en el SGES
Estructura de Procesos
en el SGES
Los procesos han sido diseñados como resultado de una decisión estratégica y una secuencia lógica, agrupándose en las siguientes categorías:
Determinan las políticas internas, estrategias, objetivos y metas de la institución, asegurando su cumplimiento y orientación institucional.
Determinan las políticas internas, estrategias, objetivos y metas de la institución, asegurando su cumplimiento y orientación institucional.
Son esenciales para la institución y se centran en la docencia, investigación y vinculación con el medio.
Brindan apoyo y soporte a los procesos misionales y estratégicos.
PROCESOS DE CONDUCCIÓN
Determinan las políticas internas, estrategias, objetivos y metas de la institución, asegurando su cumplimiento y orientación institucional.
PROCESOS MISIONALES
Son esenciales para la institución y se centran en la docencia, investigación y vinculación con el medio.
PROCESOS DE SOPORTE
Brindan apoyo y soporte a los procesos misionales y estratégicos.
Nivel 1 del Mapa de Procesos
En este nivel, se representa gráficamente los macroprocesos institucionales, agrupados según su clasificación y naturaleza. Cada macroproceso está compuesto por un conjunto de procesos de Nivel II interrelacionados que interactúan para generar resultados previstos y cumplir objetivos específicos. La definición de los procesos se basó en los objetivos estratégicos de la institución, los criterios y estándares de calidad, y el compromiso con la mejora continua.
Nivel 2 del Mapa de Procesos
El Mapa de Procesos de Nivel II proporciona una visión detallada de los procesos institucionales, complementando la estructura general establecida en el Nivel I.
Cada proceso se compone de una secuencia lógica de acciones diseñadas para alcanzar objetivos específicos, enmarcadas en la normativa institucional y los criterios y estándares de calidad establecidos por la CNA-Chile.
Características de los Procesos
Características
de los Procesos
- Las entradas de un proceso suelen ser las salidas de otros procesos.
Cada proceso del Nivel II se documenta formalmente a través de Fichas de Procesos y Procedimientos, acordes a la ejecución de actividades. Estos documentos proporcionan el soporte necesario para la implementación y gestión efectiva del SGES.
Algunos de los elementos que contienen las fichas son la identificación general como nombre, objetivo, responsable, alcance, entradas, salidas, indicadores y riesgos.
GESTIÓN DE PROCESOS SGES-UTEM
La Gestión por Procesos del SGES pone de manifiesto la importancia de llevar a cabo un seguimiento y medición de los procesos institucionales con el fin de conocer los resultados que se están obteniendo y si estos resultados cubren los objetivos previstos.
El seguimiento y la medición constituyen, por tanto, la base para saber qué se está obteniendo, en qué extensión se cumplen los resultados deseados y por dónde se deben orientar las mejoras.
El SGES de la UTEM realiza la gestión por procesos de la siguiente forma:
